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Cualquier empresa, con independencia de su tamaño o actividad, busca continuamente -o debería- la mejora constante de su eficiencia y, por tanto, de su rentabilidad y competitividad. El camino para lograrlo paso, inevitablemente por la revisión y automatización de sus procesos. La buena noticia es que aplicar la tecnología les ayuda a reducir costes, a optimizar el tiempo y a minimizar el margen de error. Y lo saben.

Optimizar, además de automatizar implica analizar permanentemente el funcionamiento interno de cualquier organización. Con ello, además de eliminar errores, y mejorar la operativa de la compañía, se consigue agilizar al máximo la ejecución de tareas -ya sean repetitivas o de valor- y poner el foco de atención sobre el verdadero objetivo de la empresa. Ahora bien, para optimizar, además, hay que cohesionar todas las áreas de la compañía, haciendo que todas estén, de verdad, alineadas con los propósitos de la organización. O, mejor dicho, con el propósito general de satisfacer al cliente.

Ahora bien, ¿cómo hacerlo? ¿cómo implementar un modelo que realmente sea satisfactorio para todos? ¿cómo seleccionar la opción que mejor encaje con nuestra organización? Lo cierto es que no hay una metodología única, digamos estándar, sino que existen tantas opciones como tipos de compañías. Eso sí, llegados a este punto, la palabra clave es, sin duda, flexibilidad para adaptarse a cada idea o filosofía de negocio. En todo caso, para optimizar los procesos de una pyme se me ocurren algunos pasos que pueden ser útiles en cualquier contexto de mejora:

Identifica el problema

Como en cualquier otro proyecto que iniciemos, lo primero que tenemos que determinar es qué queremos mejorar, dónde está el problema y qué impacto tiene sobre el conjunto global de la organización o sobre áreas concretas. Aplicado a la mejora de los procesos, evidentemente, el objetivo de este primer paso es identificar aquellos procesos que están siendo defectuosos y que precisan un cambio para proporcionar los resultados que se espera de ellos.

Identificadas las áreas de mejora habrá que determinar el objetivo que persigue ese proceso, dónde empieza y dónde termina, qué tareas engloba, qué departamentos están implicados y, algo aún más importante que todo eso, qué datos se intercambian y almacenan en las diferentes etapas del proceso.

Diseña un plan

“Dibujar” mentalmente el proceso, diseñarlo y hacer que todos los implicados tengan claro, de verdad, el objetivo del nuevo modelo es quizá lo más complicado de todo. Pero este, es uno de los pasos más importantes en todo el proyecto porque hay que conseguir “aliados” entre los miembros de la organización. Hay que concienciar a las personas que se verán afectadas por el cambio, sobre los beneficios que este les aportará -también a la empresa- y explicar, claramente, en qué consistirá, cómo se llevará a cabo, plazos, consecuencias, etc.

Cinco pasos a seguir para optimizar los procesos de
una pyme Clic para tuitear

Pero, en el diseño de un proceso, los recursos tecnológicos también son determinantes y, por tanto, será en este punto, en el que se detalle qué tecnología será necesaria para llevar a la práctica la optimización de los procesos, para controlar su desarrollo y evolución y, por supuesto, para ir midiendo los resultados.

Establece un calendario

Definir los tiempos es estratégico, pero, aunque parezca obvio, respetarlos es más importante aún. No podemos hacer que los proyectos se “eternicen” porque eso acaba haciendo que las personas implicadas pierdan la fe y el compromiso con el cambio. Por eso, es importante que todos tengan claro qué hacer y qué tiempo tienen para cumplir con las tareas planificadas. No se trata solo de seguir con el plan establecido sino de ir enriqueciéndolo, en la medida de lo posible, con ideas y propuestas de quienes forman o formarán parte activa en el proceso. Proponer alternativas, mejoras o, simplemente, preguntar acerca de las dudas que planteen los cambios es positivo, pero nada de eso debe impedir que el proyecto avance según el plan establecido.

Ponlo en marcha

Si está todo claro, el siguiente paso es “activar” el nuevo proceso o la nueva metodología. Es un momento delicado porque para que todo vaya bien es importante, más aún, que, en las etapas anteriores, la participación e involucración de todos. En este sentido, es necesario que todos tengan clara su función dentro del nuevo engranaje.

Analiza el resultado

Aunque pudiera parecer lo contrario, la puesta en marcha es solo el comienzo, no, el final. Diseñar un nuevo proceso e implementarlo con éxito, es gratificante pero no será eficiente a menos que muestre que arroja los resultados que se espera de él.  Es decir, solo si cumple el objetivo para el que fue diseñado y lo hace de la manera en la que se ideó, se podrá decir que el proceso se ha optimizado. Para saber si se cumplen con todo lo planificado hay que analizar los resultados. De nuevo, las herramientas tecnológicas son vitales para analizar porque permiten obtener datos objetivos para medir los resultados y comprobar si se han alcanzado o no, las metas establecidas para optimizar el proceso.

Sin embargo, además de analizar, es determinante establecer un sistema de control y seguimiento de manera regular para comprobar que todo sigue funcionando conforme a las pautas establecidas. Incluso, si se han ido introduciendo cambios o mejoras sensibles, habrá que asegurarse de que el proceso optimizado se ajusta a la organización y contribuye de manera activa a que esta, alcance su propósito.

Entonces, una vez que hemos visto lo que se debe hacer para optimizar un proceso, busca dentro de tu organización y trata de encontrar aquello que creas que necesitas mejorar: los procesos de cobros y pagos, la gestión del almacén, la función contable o el modelo que utilizas para comisionar a tus comerciales. Sea lo que sea, seguro que la tecnología te ayuda a optimizar el proceso con el que llevas a cabo estas funciones.

 

 

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