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Una vez alcanzados los objetivos es muy común pensar que la gestión llevada a cabo ha sido acertada. Pero no siempre es así y, muchas veces, a pesar de llegar a la meta, el camino se hace tremendamente pesado. Gestionar con eficiencia va mucho más allá de la consecución de unos objetivos a corto plazo. Si queremos que la organización tenga recorrido se deberán apuntalar los principios básicos de una gestión óptima que facilite también la administración de los procesos internos.

Hacer las cosas más fáciles. No es que le temamos al trabajo o a dedicar tiempo al desempeño de determinadas tareas que, incluso, pudieran ser aburridas. Se trata de optimizar. Estar 12 horas frente al ordenador no implica ni mayor compromiso, ni más dedicación, ni un esmero más detallado por nuestro trabajo. Dependiendo de cada caso concreto puede, incluso, tener connotaciones muy negativas, del tipo se carece de la capacitación necesaria para realizar determinadas tareas, se pierde el tiempo en trabajos/relaciones/funciones quizá poco valiosas o no hay disponibilidad de herramientas -tecnología- adecuadas para llevar a cabo la función encomendada.

Hacer las cosas más fáciles significa -en positivo- que sabemos qué debemos hacer, que tenemos las condiciones y herramientas necesarias para hacerlo, que hemos establecido prioridades y que, el ahorro de tiempo que hemos obtenido podemos dedicarlo a otras cuestiones profesionales que también pueden ser estratégicas, o, incluso, a resolver cualquier asunto personal, si procede, sin la sensación de tener que vivir en la oficina para recuperar el tiempo perdido.

La reducción de costes también es otra consecuencia de hacer las cosas más fáciles, y la mejora del clima laboral y el incremento del compromiso de los empleados y, así, podría seguir enumerando las múltiples ventajas de hacer sencillo hasta el proceso más complicado.

Una de las claves está en los objetivos

Cuando hablamos de transformación digital muchas organizaciones todavía lo ven como un objetivo y no como un facilitador para la consecución del mismo. Con la gestión eficiente pasa algo parecido. Gestionar de un modo en el que se priorice la sostenibilidad, la rentabilidad, la flexibilidad, la comunicación o la interacción es solo, una de las claves que permiten alcanzar las metas empresariales establecidas: vender más, lanzar nuevos productos/servicios, internacionalizarse, abrir nuevas líneas de negocio, …

Las claves de una gestión eficiente e innovadora en las #pymes Clic para tuitear

Ahora bien, definir de una manera clara, precisa y SENCILLA los objetivos ayudará -más de lo que nos imaginamos- a determinar qué debe hacer quién, cuándo, cómo y dónde. De este modo será también más fácil definir una línea de actuación -en el ámbito meramente operativo- que nos ayude a alcanzar los objetivos, respectando siempre las líneas rojas de calidad y servicio establecidas, así como los márgenes de rentabilidad óptimos.

Una gestión eficiente facilita la consecución de las metas porque, en el camino, además de establecer las líneas de actuación óptimas, permite que la empresa esté preparada para abordar con garantías los cambios que se pueden suceder, incluso de manera inesperada, ya sean legislativos, macro-económicos o, incluso, internos en cualquiera de sus vertientes, desde la salida de un responsable crítico, hasta las consecuencias de un ataque informático.

¿Cómo mejorar la gestión operativa?

Desde luego, una de las máximas que funciona casi siempre es la de hacer más por menos. Es decir, minimizar los costes, siempre y cuando, esa reducción no vaya en detrimento ni de la calidad del resultado ni, por supuesto, de la calidad de las condiciones disponibles para desempeñar el trabajo. O, dicho de otro modo, maximizar los resultados con los recursos (humanos, tecnológicos y económicos) disponibles.

Cuando hablamos de eficiencia es lógico pensar en una reducción evidente de los costes, ya sean fijos y variables sin que ello vaya en detrimento de las expectativas que el mercado, o, mejor dicho, nuestros clientes, tienen de nosotros.  Pero ser eficientes también implica estar disponibles y ser transparentes y flexibles no solo de cara al exterior, también de puertas para adentro.

Por otra parte, siempre que hablamos de mejoras debemos dejar abierta la ventana de la innovación. O sea que, mejorar también tiene que ser innovar. Por lo que, cuando una pyme toma la decisión sobre practicar una gestión eficiente, deberá pensar, además, en que esa gestión sea también, innovadora. Y hay muchas formas de innovar, bien desde el talento, bien desde la tecnología, bien desde cualquier otra área o disciplina dentro de la organización.

Tecnología para consolidar una gestión operativa eficiente e innovadora

Qué productos/servicios proporciona mi empresa y cuáles son los que querría ofrecer -si ambas cuestiones coinciden, mejor, si no, habrá que trabajar para definir objetivos, establecer estrategias, distribuir recursos, etc. Esa es una de las primeras cosas que debemos tener claras. Ahora bien, tomar esa decisión no puede ser fruto de la intuición o las preferencias individuales, sino que debe estar condicionada en base a la información con la que cuente la organización. Información del tipo: qué producto/servicio se vende más y mejor, cuál deja mayores márgenes, cuál es más rentable, etc. Y esos datos consolidados, es decir, actualizados y puestos en valor, solo se pueden obtener de manera SENCILLA y rápida si la organización dispone de un ERP adecuado para gestionar su circuito comercial.

Una vez determinados los productos y servicios habrá que tener claro qué operaciones, procesos o funciones deberán ponerse en marcha para su lanzamiento con la mayor calidad y el menor coste posible, y ajustar todos los mecanismos operativos (producción, venta, distribución, administración, etc.) para imprimir agilidad, flexibilidad y, una vez más, calidad y SENCILLEZ, a todos los procesos implicados. Las pymes que cuenten para hacerlo con un sistema de planificación de recursos empresariales estarán en una mejor disposición de ser eficientes en sus procedimientos y, por tanto, acercarse más y mejor a la consecución de los objetivos, apuntando también además a la rentabilidad.

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