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Ahora que tenemos tan reciente lo eliminación de la selección española en el Mundial de Rusia me viene al pelo eso de no tirar balones fuera para justificar unos resultados que no convencen a nadie. No. No voy a hablar de futbol, ni mucho menos, sino de cómo una gestión eficiente puede impulsar el crecimiento de una pyme, o sea, de que gestionar bien los recursos impacta sobre el resultado final del negocio.

De momento y, seguramente hasta que pasen unos días, o, me vaya de vacaciones y desconecte, tendré presente la imagen de frustración y tristeza que se les quedó a los futbolistas españoles tras su derrota. La verdad es que sacar conclusiones a toro pasado es siempre mucho más sencillo que hacer apuestas sobre los resultados, más aún, si esos vaticinios se hacen sobre las líneas del azar y no sobre la base de un conocimiento claro extraído de datos o informaciones concretas.

Pero, la imagen me sirve para explicar que, mucho antes de llegar a esa situación tan lamentable, la de la rabia y la impotencia, debemos afianzar -en todas las áreas de nuestra vida- lo que hacemos, cómo lo hacemos, qué recursos utilizamos, con qué fin, etc. No. Tampoco has cambiado de página, sigues en la web de Datisa y no en la de ningún gabinete psicológico de autoayuda online.

En fin, estoy quitando un poco de “Hierro” al asunto -siento la referencia a su entrenador, pero todo me conduce al descalabro de la selección- para explicar de un modo más informal porqué a veces tendemos a justificar el fracaso de un negocio o la mala gestión de una empresa con argumentos que son, en sí mismos, absolutamente inconsistentes.

Es decir, a veces, nos encontramos con responsables que evidencian un desconocimiento real sobre la existencia de algunos problemas que limitan la gestión eficiente y que pueden afectar seriamente a la estabilidad de su negocio. Este desconocimiento es el que hace que, en ocasiones se acabe responsabilizando al mercado o a las “circunstancias” si los resultados que se han obtenido no son todo lo buenos que cabría esperar.

Por otra parte, tampoco es alentador el hecho de ser consciente de que existe un problema, pero reconocer al mismo tiempo que no se sabe cómo implementar una solución que permita solventarlo.

Frente a cualquiera de estas dos situaciones se me ocurre que lo primero que hay que tener en la mano o, si lo prefieres, en la pantalla de tu ordenador es un buen repositorio de información donde encontrar todos los datos que necesites para poder obtener una imagen óptima de tu organización. Y sobre eso, dibujar el esquema de la situación real del negocio para impulsar con ello, una gestión eficiente, de verdad.

Una gestión eficiente impulsa el crecimiento de
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Con los datos es mucho más sencillo encontrar cuáles son los puntos débiles, las áreas de mejora o los procesos sobre los que hay que incidir para salir del apuro. También en el lado positivo, disponer del ADN de la organización facilitará la identificación de sus fortalezas y ayudará a convertir las amenazas en oportunidades y a aprovechar todas las ocasiones de mejora que puedan presentarse. Vamos, que será más fácil tomar las decisiones, atacar en lugar de defenderse y evitar llegar a la lotería de los penaltis.

La mejor defensa es siempre un buen ataque

Hemos dicho que el primer paso para la gestión eficiente es tener en nuestro poder toda la información relevante para poder ordenar, actuar y controlar todo lo que sucede en el seno de la organización. Pero este aspecto, siendo claramente estratégico, no es el único elemento a tener en cuenta. Las empresas, cuando alcanzan un tamaño medio, es decir, cuando dejan de ser una start-up o una micro-pyme (lo digo por su volumen de operaciones o por la cantidad de facturas que mueven, más que por sus dimensiones en cuestión) tienden a perder la frescura, el dinamismo y la flexibilidad con las que fueron concebidas. Desde un gerente que quiere tenerlo todo bajo control y supervisar cada uno de los pasos que se da en las diferentes áreas, hasta unos flujos de aprobación excesivamente burocráticos y pesados que acaban por dar al traste con las buenas intenciones con las que fueron concebidos esos negocios, todo suma (o resta) para iniciar la cuenta atrás que inevitablemente conducirá al fracaso.

Frente a este tipo de gerente o perfil directivo es recomendable utilizar soluciones de gestión de recursos empresariales que muestren no solo su fortaleza frente a la operativa diaria, sino que sean capaces de demostrar su impacto real sobre la cuenta de resultados. Es decir, aplicativos que ayuden, no solo a vender más y mejor, por ejemplo, sino que contribuyan a automatizar procesos esenciales -también meramente administrativos- que, por un lado, optimicen el tiempo empleado en la ejecución de las tareas y, por otro, impriman la confiabilidad que necesitan este tipo de directivos para delegar parte de sus funciones y, así, desbloquear, o, mejor aún, agilizar el funcionamiento de la organización. Es decir a impulsar una gestión eficiente.

Si te adelantas en el marcador tendrás un poco más de respiro

Aunque en su último partido España se adelantó en el marcador, lo cierto es que no supo sacarle el rédito necesario al resultado. Parezco un comentarista deportivo, miedo me doy. Pero, igualmente en el caso de las empresas, si consigues adelantarte a lo que está por venir, será mucho más probable que, puedas poner coto a las posibles consecuencias negativas ¡ojo! también positivas que se deriven.

Estoy hablando de planificar. Utilizar un ERP en la gestión ordinaria de una pyme permite adelantarte a los acontecimientos -buenos o malos- que están por venir. Y, no solo eso, sino que, además, facilita información sobre las causas que provocan una situación concreta lo que ayuda a solventarla o encararla con garantías y, en caso de identificar posibles patrones de comportamiento, actuar en consecuencia o, mejor dicho, planificar en consecuencia.

En resumen, hasta ahora, lo que tenemos para que, de verdad una gestión eficiente del negocio impulse su crecimiento es:

  • Disponer de la información necesaria para actuar
  • Eliminar los posibles cuellos de botella para que las decisiones y las acciones sucedan de manera ágil y flexible
  • Planificar, prever o anticiparse a los acontecimientos -buenos o malos que estén por venir

Después de esto, lo que nos queda es controlar sobre la marcha y analizar, a toro pasado, lo sucedido, bien para repetir patrones, bien para no cometer los mismos errores. Y sí, el examen de conciencia ayuda mucho de cara al futuro, quizá no tanto en el momento, pero sí es interesante para entender lo que pasó, saber primero qué hicimos, cómo, cuándo y con qué recursos. O sea, lo que decíamos al principio. Una empresa que quiera crecer deberá tener muy claro el tipo de gestión que quiere implementar y las herramientas que utilizará para controlar y analizar los resultados, porque de ello, en gran medida dependerá, sí o sí, el éxito del partido. Ups!!!! Perdón!!!! El éxito del negocio.

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