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No hay manera de hablar de tecnología o, mejor dicho, de soluciones tecnológicas sin hacer referencia a la transformación digital. Es ya una costumbre -casi una manía- mencionar las posibilidades que ofrecen las TIC para no descolgarse de la fiebre digitalizadora que nos invade.

Los ERPs no son, ni mucho menos, una excepción, por lo que, si nos paramos a pensar en el ERP que viene, sin duda, habrá que hablar del impacto que tendrá la transformación digital en su evolución.

Pero hoy no quiero centrar el tema en las típicas tendencias, ni tampoco en la necesidad de digitalizar -sí o sí- el entorno de las pymes a base de soluciones tecnológicas, ya sean ERP, CRM, BI o cualquier otra suerte de herramientas de gestión. Hoy, quiero destacar tres aspectos a tener en cuenta en un ERP para pymes. Así, sin más.

Ahora bien. Me refiero a ERPs que sean flexibles, nada de gestionar bajo el corsé de una solución estanca; seguros, por la cuenta que nos trae; y con coberturas funcionales amplias para poder responder a las necesidades de unas pymes que buscan cada vez más la centralización, la automatización y la comunicación.

Flexibilidad para enfrentarse a los cambios

La flexibilidad es una característica que acompaña la naturaleza de cualquier pyme, al menos, de cualquier pyme que quiera alcanzar el éxito. Gestionar, planificar, controlar, analizar -incluso- bajo una batuta flexible permite encarar los cambios que vendrán de un modo más ágil, pero también facilita la operativa del día a día.

La flexibilidad es una condición que deberá complementar al resto de cualidades que las pequeñas y medianas empresas demandan a sus sistemas de gestión empresarial. Desde su cobertura funcional, hasta su sencillez de uso, pasando por la garantía en el cumplimiento de todas las normativas y protocolos de seguridad y protección de datos, todo, deberá estar planteado en torno a un esquema que aporte flexibilidad y que permita que la tecnología se adapte a la organización y no al revés.

ERPs flexibles, seguros y con amplas coberturas funcionales Clic para tuitear

Ser flexible -en el más amplio sentido de la palabra- implica tener capacidad para ir incrementando funcionalidades a medida que la empresa las vaya necesitando, es decir, flexible entendido -en cierto modo- como escalable. También puede ser a la inversa. O sea, empresas que se contraen o que buscan un nicho de mercado sobre el que impactar, dejando al margen la actividad en cualquier otro entorno que han entendido les resulta menos rentable. Un ERP flexible es aquel que permite eliminar funcionalidades o módulos fácilmente.

Pero ser flexible también implica ser capaz de integrarse con otras aplicaciones que complementen, a nivel funcional, el ERP.  Es decir, este tipo de sistemas de planificación de recursos empresariales que se sabe excelente en el funcionamiento y manejo de determinado tipo de organizaciones, pongamos como ejemplo, un ERP especializado en la gestión de pymes si es capaz de integrarse con plataformas de comercio electrónico, o con sistemas de Business Intelligence, incluso, con aplicativos CRM podrán aportar un valor extra a las compañías sin que estas tengan que preocuparse de cargar de nuevo los datos -las soluciones se los intercambiarán-, de actualizar la información en todas las herramientas -ellas mismas lo harán de manera automática- o de acostumbrarse a utilizar diferentes interfaces -un mismo modelo será válido para todos los aplicativos-.

Seguridad para prevenir y cumplir con los requisitos legales

La seguridad es una condición innegociable. Es decir, cualquier ERP -así como cualquier otro aplicativo-  que gestione los recursos de una pyme deberá garantizar, por un lado, que cumple con todas las garantías de seguridad y protección de la información con la que opera. Y, por otro, que permite el cumplimiento de los requisitos legales que impone la normativa vigente.

El ERP es una herramienta estratégica en la operativa de las pymes porque gestiona procesos realmente críticos para el negocio por lo que la información que utiliza y almacena deberá estar altamente protegida de accesos indebidos que podrían implicar pérdidas sustanciales para la organización.

Como consecuencia de los últimos datos sobre ciberdelincuencia, las pequeñas y medianas empresas han tomado conciencia de las consecuencias tan desastrosas que podría tener para ellas no mantener unos niveles de seguridad óptimos. Pero, hay que tener en cuenta que un ERP es seguro si su desarrollo así lo ha recogido -a través de sistemas multicapa, sistemas de permisos, etc.) pero su seguridad dependerá también de cómo lo utilicen o, mejor dicho, de las medidas de protección que tomen sus usuarios.

En todo caso, las pymes deberán estar muy atentas, por supuesto, a la actualización de sus aplicativos. Pero, además, deberán estar alerta para detectar de manera temprana cualquier posible amenaza, una filtración indebida de datos o un comportamiento extraño de los usuarios.

La detección temprana de cualquier incidencia puede evitar una situación de riesgo y, en todo caso, minimizar el impacto de cualquier ataque o grieta de seguridad.

Cobertura funcional para cubrir todas las necesidades

Un software ERP tiene la misión de planificar y gestionar adecuadamente los recursos de una empresa de forma eficiente, o sea, optimizando al máximo los recursos disponibles. A un software ERP se le pide también que automatice, centralice y simplifique los procesos de negocio para que las empresas alcancen las cotas de sostenibilidad, productividad y rentabilidad que buscan.

Para lograrlo, un sistema de gestión de recursos empresariales deberá mostrar su capacidad de adaptación a las necesidades corporativas, reales -es decir, presentes- y también, potenciales -o sea, futuras-. Ahora bien, esa capacidad de adaptación, cuando hablamos del entorno de las pymes se espera que esté enmarcada dentro del ecosistema de soluciones estándar.

Por lo tanto, cuando buscamos un ERP de cobertura funcional amplia lo que buscamos, en realidad, es un aplicativo que facilite la resolución y automatización de toda la operativa empresarial de un negocio. Que integre, que conecte, que intercambie, que resuelva -en definitiva- todas las necesidades de gestión de una pyme. Desde la parte administrativa y financiera, incluyendo la gestión automatizada de la contabilidad, la tesorería, la facturación, la elaboración de previsiones de liquidez para evitar los riesgos y aprovechar las mejores oportunidades del mercado, hasta la optimización de la relación con los bancos, la gestión de proveedores, cobros y pagos, pasando, por supuesto por la administración del almacén. En realidad, TODO. ¿Qué buscan las pymes en un ERP? Que les permita gestionar todos sus procesos en clave de eficiencia.

Por lo tanto, cuando hablamos de cobertura funcional, más allá de entrar en funciones concretas lo que deberán buscar las pymes es un sistema que les permita definir y poner en marcha sus propias estrategias para posicionarse mejor en un mercado cada vez más competitivo y cambiante. Sí, también, cada vez más digitalizado.

 

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