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Los procesos que tienen lugar en el seno de una pyme son tan vertiginosos y complejos como los que acontecen en las grandes corporaciones. Incluso, a veces, la complejidad es mayor porque los recursos suelen ser más escasos en las pequeñas que en las grandes. El hecho de contar con plataformas de gestión empresarial, diseñadas para este tipo de organizaciones, ayuda a acelerar los procesos, optimizar y hacer más eficiente la operativa diaria.

Pero hay algunos aspectos en los que la contribución de los sistemas de gestión empresarial resulta realmente estratégica para mantener la competitividad de las pymes en estos entornos tan fluctuantes. A la hora de planificar los recursos con los que se cuenta y, también aquellos que se deberán utilizar -de forma responsable y eficiente- para enfrentar un proceso, ya sea comercial, de producción o marketing; a la hora de facilitar un workflow fluido y seguro; a la hora de impulsar el intercambio de datos con la certeza de que no se incurre en duplicidades; y, ¡cómo no! a la hora de asegurar la integridad de la información con la que se trabaja.

Los desafíos corren en una doble dirección. Por un lado, encontramos los desafíos de los usuarios, de las pymes, del cliente, en definitiva, que deben hacer suya una herramienta que, por lo general, suele ser una solución estándar que modifica sustancialmente su forma habitual de trabajar. Y, por otro lado, encontramos los desafíos de los fabricantes que, en una posición de escucha activa deben saber “leer” y entender las demandas de los usuarios y trasladarlas a sus aplicaciones vía nuevas funcionalidades y servicios.

Desafíos que las pymes encaran gestionando sus recursos
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Aunque los desafíos se ven de distinta manera en función de quien los mire -ya sea cliente o proveedor- lo cierto es que en ambas visiones confluyen aspectos concretos como la planificación, los datos, la trazabilidad o el acceso y la gestión del dato en tiempo real. Pero, vayamos por partes:

Planificación

La planificación es la base de la eficiencia. Es decir, analizar, evaluar, identificar las áreas o tareas que se “comerán” más recursos y aquellas otras en las que se precisarán menos, ayuda primero a estar preparado para lo que venga, segundo a colocar los recursos allá donde realmente se necesitan y, tercero y, quizá más importante, a anticiparse a los acontecimientos con medidas correctivas para lograr los objetivos establecidos. Planificar es establecer una hoja de ruta con los pasos a seguir, incluyendo un “Plan B” o, si lo prefieres, un protocolo de actuación para poner en marcha en función de los acontecimientos que se vayan sucediendo.

Trazabilidad

Identificar el origen de los datos, más allá de la fuente de la que provenga, es decir, saber por qué se factura lo que se factura, dónde y por qué se generan los gastos que se generan o por qué se trabaja con un proveedor u otro, permite desandar el camino, en caso de que sea necesario encontrar respuestas concretas, por ejemplo, para encarar una incidencia. En el entorno comercial, incluso, en el de la producción es muy corriente la implementación de procesos de trazabilidad. Pero, en realidad, cualquier entorno -administración, facturación o almacén- debe poder encontrar las entradas precisas en un momento dado, o realizar un seguimiento concreto de una factura, un albarán o un determinado lote de mercancías del almacén. Un ERP hace posible ese “viaje” hacia el pasado -también hacia el futuro- en un modelo de gestión en el que la información que se genera en cualquier proceso, entorno o función se “anota” de principio a fin. De este modo, la trazabilidad es sencilla.

Datos

Antes de nada. Lo más importante, o, al menos, una de las cosas más importantes que ofrece un ERP es una única fuente de verdad. Una base de datos centralizada que recoge toda la información y que, al mismo tiempo, proporciona -con los permisos adecuados- los datos que se le demandan. Lo ideal es que se proporcione esta información de manera ágil, fluida, sencilla y segura. Y, sí, también en tiempo real. Esto ahorra tiempo ya que, si una pyme tuviera que buscar los datos en un sistema desfragmentado, en diferentes fuentes o soportes, su eficiencia se vería seriamente afectada y, con ello, su rentabilidad, su competitividad y su rendimiento. Un ERP elimina la doble entrada de datos y, por tanto, reduce considerablemente la posibilidad de duplicar la información, también el tiempo que se perdería buscando el dato en diferentes sitios.

Informes

Muy relacionado con el punto anterior, uno de los grandes desafíos a los que se enfrentan las pymes es al de la elaboración de Informes consistentes en poco tiempo. Informes que sean sencillos de elaborar, pero que, sean también, fácilmente descifrables, entendibles. La capacidad de un ERP para crear Informes proporciona, en realidad, una herramienta valiosísima para dotar de mayor visibilidad a los datos. Unos datos que, dicho sea de paso, se actualizan automáticamente en cada transacción que tiene lugar dentro del sistema. Los Informes proporcionan una imagen certera de la realidad y, por tanto, ayudan a la toma de decisiones.

En definitiva, las pequeñas y medianas empresas se encuentran con desafíos permanentes a los que deben hacer frente no solo con astucia y talento, sino con información y conocimiento. Por eso, apoyar la gestión de sus procesos y de su operativa en estos sistemas de gestión de recursos empresariales implica que, gran parte del camino ya se ha recorrido. E, implica, sobre todo, que disponen de la tecnología adecuada para facilitar la toma de decisiones. Y eso, en los tiempos que corren es realmente diferencial.

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