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La cantidad de datos que generan las organizaciones y el uso cada vez más especializado que se hace de ellos, junto con las nuevas normativas sobre seguridad y protección de datos, obliga a las empresas a manejar con sumo cuidado cualquier proceso de migración o traspaso de datos.

Cuando se implanta un nuevo aplicativo o se integran dos soluciones, la transferencia de información debe planificarse y ejecutarse de un modo sencillo y seguro. Una migración defectuosa puede acarrear serios problemas a la organización.

Dejando al margen las cuestiones legales -hay que recordar que la entrada en vigor del RGPD puso en alerta a las organizaciones sobre las consecuencias del uso indebido de la información– el manejo de los datos siempre ha estado en la lista de prioridades en el entorno de la gestión de las pequeñas y medianas empresas.

Cuando se plantea un proyecto tecnológico, muchas de las miradas se dirigen al momento en el que se deberá producir la migración de los datos. Se entiende, esta, como una tarea complicada para los responsables dentro de la organización a pesar del soporte que ya prestan muchos fabricantes e implantadores para facilitar esta labor. Es una tarea que genera estrés, quizá porque se sabe que una migración defectuosa podría acarrear una serie de gastos adicionales, difícilmente justificables.

La migración defectuosa de datos en un proceso de
implantación de un ERP puede acarrear costes importantes. Clic para tuitear

Grosso modo, los costes asociados a problemas en el traspaso de la información en proyectos de implementación y uso de un sistema de gestión empresarial en las pymes se podrían resumir en los siguientes puntos:

Pérdida de datos

Sin duda, para mí es uno de los costes más graves y que peores consecuencias pueden tener para el proyecto, en particular y, para el negocio en general. Es cierto que muchas organizaciones declaran haber “perdido” información cuando lo que, en realidad han hecho ha sido, testar y actualizar sus datos. Algo muy positivo y necesario, dicho sea de paso. Sin embargo, en algunas otras ocasiones, al “volcar” datos de un aplicativo o sistema a otro, si este proceso no está perfectamente planificado y ejecutado, se pueden producir errores que impliquen la pérdida de datos relevantes y, eso sí, que se traduce en una pérdida de recursos y, por tanto, en un coste económico, más o menos importante, en función de la cantidad y la calidad de la información “extraviada”.

Cualquier fallo que puede ocasionarse en el manejo de los datos y, que trascienda a los clientes -por ejemplo, cuando no se pueda facturar correctamente o se pierda la información sobre un determinado pedido- se entenderá como una falta de experiencia o de recursos, o de conocimientos o, simplemente, de interés. Esto, en todo caso, se transformará en una pérdida de confianza que resultará muy difícil recuperar. Y ya se sabe, falta de confianza = pérdida de clientes. Y pérdida de clientes = pérdida de ingresos ergo  aumento  de costes asociados a la pérdida de clientes/ingresos y a la necesidad de invertir más para tratar de neutralizar el efecto negativo de esas pérdida.

Retrasos injustificables

Implementar cambios en las pymes no resulta sencillo por mucho que este tipo de organizaciones estén acostumbradas a ellos. Retrasar la puesta en marcha de un proyecto que afecta a toda la organización supone un gran revés para el negocio. Ahora bien. Si no se tiene la certeza de estar haciendo la migración conforme a los términos de calidad y seguridad acordados, es lógico que no se pueda avanzar en la migración de los datos con el correspondiente riesgo -y coste- que ello implica: estancación del proyecto, fases que no terminan, desmotivación de los implicados, convergencia en el uso de dos sistemas -el antiguo y el nuevo- sin que ninguno de los dos pueda actuar al máximo de su potencial, pérdida de interés, y, por supuesto, más costes por las horas empleadas por los implantadores, consultores, técnicos, etc. y, pérdida de eficiencia ya que los usuarios tardarán más que antes de iniciar el proceso en realizar su trabajo y estarán más expuestos a la posibilidad de cometer errores.

Hablando de errores, es importante señalar en este sentido que si la migración de los datos no se valida correctamente se pueden producir retrasos en la detección e identificación de posibles incidencias o fallos y eso acarrearía otro problema adicional que tiene que ver con los tiempos de desconexión.

Desconexiones prolongadas y a destiempo

Uno de los principales requerimientos de las pequeñas y medianas empresas en sus proyectos de implantación de un ERP es que los períodos de desconexión sean mínimos y que, de producirse, puedan programarse para horas en las que no existe demasiada demanda (noche, fin de semana, vacaciones, etc.).

Tienen razón las pymes al mostrar su preocupación ya que según muestran los datos de algunos de los analistas más importantes del mercado, el tiempo de desconexión no programado cuesta una fortuna a las empresas. Por eso, es importante que, a la hora de planificar la migración de los datos, ambas partes -proveedor y cliente- tengan claros los términos, circunstancias, condiciones y períodos de tiempo en los que se producirá la desconexión.

Como ves, en este post descubrimos un montón de problemas asociados a la migración defectuosa de los datos, pero no te agobies, te prometo una segunda parte en la que propondremos soluciones para abordarlos. Síguenos la pista.

 

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