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A estas alturas de la película sobra decir que un ERP contribuye a optimizar la gestión de todas las áreas de una organización. Ya sea finanzas, contabilidad, tesorería, comercial, logística, producción o almacén, lo cierto es que estos sistemas de gestión facilitan que las empresas puedan cumplir con los objetivos operacionales establecidos y, con ello impulsar también la consecución de las metas estratégicas.

La aportación de un ERP a la estrategia corporativa debería enfocarse apuntando básicamente a algunas de las principales ventajas que aporta su utilización en el seno de cualquier compañía. En este sentido, me quedo desde luego con la ayuda que presta al conjunto de la organización en la toma de decisiones, con la mejora de la actividad en todos las áreas y el intercambio más fluido de información -ergo- más colaboración entre departamentos y, por supuesto, con la presentación de una visión más ampliada y enriquecida del cliente. Pero, vayamos por partes:

Mejores decisiones

Lo hemos dicho muchas veces. Un ERP ayuda a la toma de decisiones. Un ERP proporciona la información necesaria para identificar un problema, buscar alternativas para abordarlo, establecer el plan correcto -en base a la información que tenemos- analizar posibles consecuencias -positivas y/o negativas- y decidir.

Sin embargo, el verdadero valor de los aplicativos de gestión de recursos empresariales en este punto no solo es su capacidad para almacenar información y facilitar su acceso sencillo y seguro, sino la posibilidad que proporciona para analizar los datos derivados de esa decisión. Es decir, la que se generará después de tomar una decisión concreta, algo que ayudará a decidir nuevamente en situaciones futuras.

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Un ERP es una fuente de información centralizada, veraz y actualizada. El hecho de almacenar los datos en un repositorio único facilita el acceso y la solvencia del dato. Por otro lado, la tecnología cloud ha permitido que se pueda acceder a la información en cualquier momento y desde cualquier lugar, facilitando aún más, la toma de decisiones, ya sean operativas o estratégicas.

La seguridad en este punto también es clave, ya que los sistemas de permisos que se establecen en este tipo de aplicativos permiten que cada persona o área acceda a unos datos o a otros y que disponga de una visión concreta de la misma, adaptada a sus requerimientos, responsabilidades y licencias.

Trabajo más colaborativo

Un ERP no solo permite que la operativa en una organización sea más eficiente, sino que impulsa la colaboración entre departamentos y fomenta el intercambio de información y datos. Está claro que el trabajo o las decisiones que se tomen en un área puede afectar a otros departamentos diferentes. Es decir que hay una relación directa de causa-efecto entre unas áreas y otras. Por ejemplo: comercial con contabilidad, almacén con ventas o con logística o producción con compras.

Por lo tanto, cualquier solución que permite la colaboración activa entre unas áreas y otras -como hacen los sistemas ERP- contribuirá a mejorar la operativa, crear flujos de información o de aprobación más ágiles y, como decía antes, a disponer de un dato único para apoyar la toma de decisiones, siendo conscientes de que, sus acciones repercutirán en el trabajo o los resultados de otros entornos propios de la organización.

Los ERP más modernos e innovadores facilitan la implementación de procesos conforme a unos pasos previamente definidos y establecen alertas e indicadores que pueden entenderse de una manera transversal, es decir, cruzando los datos de unos departamentos con los de otros. Volvemos a los ejemplos anteriores: un ERP permite que la cadena de suministro pueda analizar la información que se genera en el departamento de compra o el entorno financiero puede acceder a las previsiones de compras o ventas, todo utilizando una única herramienta.

Conocimiento del cliente

El cliente está en el centro de cualquier operativa y cualquier estrategia debe ir en línea con sus necesidades, sus demandas o sus requerimientos.

En este sentido, la contribución de las soluciones ERP es estratégica en dos sentidos: por un lado, permite optimizar la ejecución de tareas -menos tiempo y más eficiencia, seguridad, transparencia, etc.- y, por otro lado, permite prevenir y planificar para garantizar que los clientes tengan el acceso que demandan a los productos/servicios que necesitan, cuando y como lo necesiten. Es un sistema proactivo que permite adelantarse a las situaciones que puedan plantearse, de modo que, la organización siempre estará en disposición de proponer al cliente -en función de las estadísticas e informes obtenidos de los datos del ERP- productos o servicios que pudieran ser de su interés.

Y sí. Dicho esto, no me puedo resistir a reconocer que estas y otras tantas cualidades más, son las que consiguen que en días como hoy -San Valentín- confiese el amor que tengo por mi ERP.

 

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