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“No sabes lo que algo te da, hasta que lo pierdes. Pero, ¿qué pasa si nunca lo has tenido? ¿Serías capaz de identificar cuáles son los elementos indispensables, por ejemplo, para poder realizar tu trabajo con eficiencia?”

Un programa óptimo debe estar diseñado para planificar y controlar los activos financieros a través de un sistema dinámico e interactivo, basado en la información disponible en el sistema de gestión central, actualizada con los datos que, diariamente proporcionan las entidades bancarias.

Pero además, el programa “10” deberá incluir un apartado específico para realizar el control exhaustivo de los cobros y pagos y para efectuar todas las tareas administrativas relacionadas con los mismos.

Y ¡ojo!, hay que prestar especial atención a ese otro tipo de acreedor que es la Administración Pública porque del “partido” que la empresa saque a la gestión del pago de sus impuestos al Tesoro, también dependerá en gran medida, su salud financiera y su equilibrio de caja.

Yendo al detalle, estas son las ventajas que obtendrán las empresas que utilicen una solución tecnológica para gestionar su tesorería:

Seguridad en la contabilización de los cobros y pagos – dispondrá de las herramientas necesarias para automatizar la contabilización de los cobros y pagos cuando son conocidos, adelantándose a la recepción de los extractos bancarios. Al utilizar sus propios registros contables y previsiones como su fuente de información más fiable y así contrastar las acciones de terceros (clientes, proveedores, bancos,…).

Ahorro de tiempo –   podrá conciliar las cuentas bancarias automáticamente a partir de la información contenida en ficheros con la norma 43 de la Asociación Española de Banca Privada (AEB). Además, ante una auditoría podrá obtener toda la información inmediatamente, incluyendo la justificación de las diferencias, a cualquier fecha, entre los saldos en contabilidad y los proporcionados por el banco.

Previsión de saldos – Las posiciones en las distintas cuentas bancarias, tanto a fecha de operación como de valor, las podrá obtener considerando la información contable, las previsiones de ingresos y pagos (incluyendo préstamos e inversiones financieras), disponibilidad de cuentas de crédito, etc.

Trazabilidad de los documentos de cobro y pago – podrá relacionar y seguir la pista de los documentos que justifican una operación comercial de compra/venta: presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, asientos, documentos de cobro pago, histórico de las situaciones de los documentos de cobro pago,…

Planificación presupuestaria – Podrá definir libremente las partidas sujetas a control presupuestario y manejarlas a un nivel de planificación, comparándolas con las previsiones conocidas y con las realizaciones. La generación y modificación de sus presupuestos podrán ser automatizados en base a criterios lógicos.

En todo caso, me gustaría dejar clara una idea y es que en muchas empresas, principalmente en las pequeñas y medianas, la responsabilidad de la Tesorería recae sobre un director de administración, gerente o contable, que acaba asumiendo muchas otras funciones, relegando a veces, tareas propias de la tesorería por falta de tiempo. Aunque cada vez se va tomando mayor control sobre la importancia de la gestión automatizada de esta área, lo cierto es que aún queda mucho camino por recorrer. La gestión de la tesorería encierra un enorme potencial pues analizar y “administrar” la información relacionada con los saldos bancarios, los presupuestos de tesorería o las condiciones de negociación con las entidades bancarias (remesas, descuentos, préstamos, inversiones, etc.) puede reportar grandes beneficios para la empresa

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